NOTRE OFFRE DE SERVICE

 

Afin de répondre au mieux à vos besoins, nous sommes à même de vous proposer les services suivants :

  • Donner tous les renseignements demandés sur les voyages en respectant les préférences des demandeurs et en préconisant les meilleurs choix possibles dans un souci d'économie.
  •  Rechercher dans tous les cas le tarif le plus juste avec l'itinéraire le plus direct en respectant vos règles et les normes en vigueur.
  •  Préconiser en priorité les transporteurs avec lesquels vous aurez conclu des accords, ou proposer l'usage de nos propres contrats de partenariat, répondant à vos besoins si ceux-ci sont plus avantageux.
  •  Effectuer les modifications de réservations ou annulations aux meilleurs coûts, en négociant auprès des transporteurs quand le tarif comprend des conditions restrictives.
  •  Tenir vos services informés des offres promotionnelles proposées sur le marché des voyages et des opportunités à saisir.
  •   Conseiller, procurer et gérer toutes cartes d'abonnements utiles.
  •  Informer les voyageurs des contraintes afférentes aux tarifications spéciales des transporteurs, dans le cadre d'émission de billets à tarif réduit.
  •  Vous assister, si vous en exprimez le souhait, dans vos négociations de contrats avec les transporteurs.
  •  Délivrer toutes les garanties d'assurances / assistance nécessaires.
  •  Signaler aux voyageurs vers l'étranger les formalités sanitaires et administratives à remplir ou les conditions spéciales à satisfaire et intervenir auprès des Consulats et Ambassades, par l’intermédiaire d’un prestataire spécialiste pour l'obtention des visas.
  •  Réserver et prendre en charge de règlement des chambres d'hôtels en France et à l'étranger en respectant vos impératifs, y compris dans le cadre de forfaits et de tous les services annexes prévus lors de la commande (transferts, excursions, animations…)
  •  Effectuer toutes locations de car, de voitures privées avec ou sans chauffeur, selon les meilleurs tarifs. En fonction soit des accords nationaux retenus par KTS, soit de vos contrats existants avec les loueurs. Le tarif le plus avantageux pour vous, sera toujours retenu.
  •  Diffuser des notes d’information auprès de vos services utilisateurs.
  • Organiser, à la demande de vos services, des réunions périodiques de fonctionnement.
  •  Observer une confidentialité absolue quant aux déplacements relatifs à ce marché, que ce soit pendant sa période d’exécution, ou après. 
  • Effectuer un accompagnement avant, mais également, APRES le voyages en proposant de gérer, à la place du voyageur, les retards et/ou annulations de vol, afin de leur obtenir une compensation financière, conformément à la loi.

DÉPARTEMENT VIP

  • Contrat directs avec les meilleurs hôtels 5* dans le monde entier
  • Affrètement d'avions privés
  • Location de véhicules avec chauffeur dans le monde entier
  • Conseillers experts KTS disponible 24h/24h

 

ASSISTANCE 24/24

En dehors des heures d’ouverture, KTS assure un service d'assistance aux réservations : 

  • Information, Réservation, Emission, Modification et Annulation, Traitement des besoins nécessitant une intervention immédiate.
  • Communication Téléphonique en français (Centre d’appel situé en France)
  • Suivi de votre politique de voyages et de vos tarifs : Par un accès au profil de votre société et des voyageurs.

 

OPTIMISATION

KTS Affaires optimise vos dépenses par le biais de 4 axes fondamentaux :

NÉGOCIER/ASSISTER :

Vous assistez dans vos négociations de contrats avec les transporteurs, selon vos volumes de déplacements afin d’obtenir des remises et des tarifs spécifiques à votre entreprise avec les transporteurs aériens et ferroviaires.

ANTICIPER :

  • Présenter des études comparatives de tarifs par destinations selon les compagnies, afin de faciliter votre connaissance du marché dans vos négociations.
  • Économiser et gérer les abonnements
  • Procurer, gérer et vérifier régulièrement l'opportunité d'un abonnement, les seuils de rentabilité.
  • Par anticipation, en surveillant la fréquence des déplacements des personnes non abonnées et en conseillant la souscription dès l'approche d'un seuil de rentabilité.
  • Par le suivi de l'utilisation et la préconisation en temps utile de toute modification nécessaire.
  • Par la bonne gestion des validités et l'optimisation de la reconduction selon les délais autorisés.
  • Par l'étude systématique de la rentabilité des cartes en cours.
  • Par tout autre moyen lié aux spécificités de chacun de nos sites respectifs, en fonction des axes géographiques et des disponibilités ou nouveautés du marché.
  • Par la préconisation des opportunités d’abonnement applicables.

RECHERCHER :

  • Rechercher les meilleurs tarifs en France, en Europe et dans le monde.
  • Utiliser le réseau de nos correspondants, les 400 autres agences du réseau MANOR pour élargir notre offre.
  • Saisir les opportunités du marché, les offres promotionnelles et vous proposer les tarifs les plus intéressants.
  • Apporter son savoir-faire au Conseil Général de la Seine Saint Denis pour la réservation de tarifs préférentiels en présentant pour chaque demande de devis 3 propositions de billets en précisant les conditions de chacune d’entre elles et en intégrant des propositions Low Cost.

COMMUNIQUER :

Communiquer et sensibiliser les voyageurs aux alternatives pour un voyage, particulièrement lorsque le voyage comporte plusieurs étapes (billets circulaires) : alternative de date, d’horaire, de compagnie aérienne…

 

LA QUALITÉ

La qualité de service, tout comme un budget voyage ou un projet se pilote au quotidien.

L’activité de nos équipes est suivie au travers de différents tableaux de bord mesurant régulièrement leurs performances.

Ce pilotage quotidien permet de réagir rapidement en cas d’écart avec les objectifs définis. Les indicateurs de performance sont centralisés pour suivre l’évolution de la qualité de service, mais surtout les éventuelles anomalies. Les Conseillers Voyages sont également évalués sur la qualité et leur temps de réponse au téléphone et aux emails. Ils sont régulièrement suivis en double écoute par leur responsable et contrôlés au travers d’une grille d’évaluation. Notre démarche qualité est unique et nous restituons mensuellement notre « Travelling Incident Reporting » des litiges, qui identifie au travers de KPI les différents incidents survenus dans tous les aspects de la relation client/agence :

  • Contrôler l’impact moral et financier, la fréquence et les typologies associées,
  • Mesurer la réactivité de la réponse apportée,
  • Clarifier la responsabilité des partenaires. Déclencher un processus d’amélioration continue avec l’ensemble des partenaires.

OUTILS DE PILOTAGE 

Un agent du voyage vous sera dédié et sera instauré pour suivre le bon déroulement des prestations. Ceci nous permet de personnaliser chacun des accompagnements au travers d’une relation privilégiée.

Un de nos spécialiste du voyage est votre interlocuteur privilégié, il veille au bon respect des objectifs fixés en mettant toutes les ressources nécessaires à votre disposition et s’assure de la tenue des outils mis à votre disposition.
Notre accompagnement sur la mise en place de nos outils s’organise selon plusieurs réunions de lancement afin de définir les modalités pratiques qui régiront le fonctionnement de vos déplacements professionnels (procédures de réservation, outil de réservation en ligne, Plan d’Assurance Qualité...).